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メールマガジン



 ■□■    編集・発行 株式会社バックオフィス 第25号   ■□■  

株式会社バックオフィスのメールマガジン担当、桜えみ子です。
今回は、またまた新連載の始まりです。たくさんの労使関係の現場を見ている社会保険労務士の平山久美子さんが、労使のトラブル防止、社員の生産性向上という点から、経営者として注意しておくべき点をお話してくれます。
さっそく読んでみましょう!

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  ■会社に役立つ人事・労務のお話(1) 労働契約書
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皆さんはじめまして。社会保険労務士の平山久美子です。私は日ごろ、中小企業の経営者の皆様に対して、人事労務関係、社会保険関係のアドバイスを行っております。その中から、皆さんの周りにも起こりそうな、お役に立ちそうな情報を、今回お伝えいたします。

従業員さんが入社したときに、「労働契約書」を作っていますか?

従業員さんが入社したときには、書面で労働条件を明示する必要があります。しかし、私が拝見している限り、特に中小企業においては、労働条件を契約書で取り交わすことなく、「口約束」で決めていらっしゃる経営者の方が多いというのが実際のところのようです。

入社の時点ではまだ細かい内容について決められなかったり、従業員さんの能力を把握しきれなかったり、まじめに働いてくれるのかどうか判断ができなかったりすることが主な理由のようです。また、このような事務作業に、時間を割くことができないとおっしゃる経営者の方もいらっしゃいます。

さらに、日本においては、経営者と従業員の関係は契約の関係という意識が薄く、従業員は経営者の言うことは何でも文句を言わずに聞くものだといった風潮も、少なからずあるのも事実です。

しかし、「口約束」であったばかりに、後になってトラブルに発展するというケースが非常によくあります。私もお客様から従業員さんの問題についてご相談いただく中で、入社時の契約がはっきりしていなかったために、経営者と従業員の理解にすれ違いが生じてしまっているということが多くあります。

特に気をつけたいのが、パートやアルバイト従業員の「労働契約書」です。パートやアルバイト従業員については、比較的簡単に考えてしまいがちですが、正社員よりも個々の人毎に労働条件が違う場合が多いので、よりきちんと書面で確認しておく必要があります。

労働条件についての理解の相違によって問題が生じるケースにおいては、経営者は特に問題を意識していなくても、従業員さんにとっては毎日不満を抱え、日々言うに言えないストレスを抱えたまま仕事をしているという例も見受けられます。このような状態ではお互いに気持ちよく仕事をしていくことはできませんし、不要のストレスをためることにもなります。従業員さんの能力を最大限に発揮してもらうことも難しくなるでしょう。

さらに、このような従業員さんだけで問題を抱えている場合、トラブルが表面化するのは従業員さんの退職後ということになります。日ごろ、顔を合わせている人同士というのは、どうしても直接不満や苦情を言いにくいものですが、退職後、しがらみがなくなってから、労働基準監督署や各種労働相談窓口に駆け込むという事例は多くあるのです。

ここ数年、こういった労使間トラブルは急増しています。リストラや賃下げなどについて、テレビや新聞などで大きく報道されたり、身近なところでこのような状況に置かれたりすることによって、社会的に労働問題についての知識が高まってきているということも背景にあります。

日本独特の雇用制度であった「終身雇用制」が崩れ、会社は従業員の生活全般の面倒を見るというよりも、必要に応じた能力を求めるようになりました。従業員も会社に永久の職を求めるのでなく、自分の持つ能力を買ってくれる会社を探すようになってきました。このような社会においては、労働力を買う側、労働力を提供する側といった立場で、労働においても対等な「契約」の関係が、今まで以上に求められてきているのです。

さて、それでは、この「労働契約書」には、何について記入したらよいのでしょうか。法的には、使用者が次の事項について、書面で明示することとされています。
  1. 労働契約の期間に関する事項
  2. 就業の場所及び従事すべき業務に関する事項
  3. 始業及び就業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて就業させる場合における就業時転換に関する事項
  4. 賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期に関する事項
  5. 退職に関する事項
不要なトラブルを防ぎ、皆さんの職場が気持ちのよい場所であるために、従業員さんを雇ったときは、必ず「労働契約書」を書面で作るようにしていきましょう。経営者にとっては、従業員さんからの不必要な賃金の要求などを求められることの防止にもなります。

社会保険労務士 平山久美子


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  ■中小企業の経理をラクにする100の方法
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ただでさえ忙しい中小企業の社長や経理担当者にとって、経理の実務は少しでもラクをしたい部分です。経理の実務をラクに行う方法、そして、当社のようなアウトソーシング会社や会計事務所に経理処理を委託している場合はその連携がスムーズにいく方法を、たくさんの中小企業の経理を見ている当社コンサルタントの経験からピックアップしてご紹介していきます。一つ一つは大したことがないように見えますが、積み重ねると大きな効果が生まれます。時間とコストを節約して、本業に集中しましょう!

第3回 現金をなくそう

現金が合わなくて困ったことはありませんか?

現金の管理というのは、経理の永遠の課題です。きちんと現金出納帳をつけて残高のチェックをしていても、ときどき残高が合わないことがあります。一回一回のお金の出し入れとその記録を人手で行わざるを得ないため、どうしてもミスが出てしまうのです。このため、合わせることを諦めてしまって、現金出納帳は作成していても残高の計算をしていなかったり、現金出納帳自体を作成しない会社もたくさんあります。少人数の会社で、会社の現金が社長の財布と一緒になっているケースもたくさん見受けられます。そうなると、期末になって帳簿上の現金残高が何百万円にもなっていたり、逆にマイナスになっていたりといった現象が当たり前のように起こります。大抵の場合は社長との貸借で処理してしまうのですが、それができないケースなどもあり、なかなか大変です。

このように面倒な現金管理を簡単に行う方法があります。それは簡単で、なるべく現金を持たないようにすることです。現金を持たないための方法の一つ一つは非常に簡単です。
  • お客様からの集金を全て振込にしてもらう
  • 経費は全て振込で払う
  • 給与・アルバイト代は全て振込で払う
  • 立替精算は振込で行う
  • 社長や役員とのお金の貸し借りは全て振込で行う
  • どうしても現金で入出金しなければならない場合は、ぴったりの金額を口座に出し入れする
お客様からの集金を現金で行うというのは、集金する人の時間まで考えると、非常に効率の悪いことです。お店などで現金払いが基本の場合はどうしようもありませんが、そうでなければ、お客様宛に請求書をお送りして振込で支払ってもらえるようにお願いしましょう。

経費の支払も同様です。どうしても現金で支払う必要のある経費など、そうはありません。振込手数料はかかりますが、現金管理の手間に比べれば安いものですし、振込手数料を相手負担と考えて、支払金額から振込手数料分を引いて振り込んでいる会社もたくさんあります。中には、自動引落がきく場合もあります。

給与・アルバイト代の支払いも、現金ではなく振込にするのがベターです。現金で給与を支払う場合、各従業員から領収証をもらうか、給与明細の控えに受領印を押してもらうなどして、支払ったという事実を書面に残しておく必要がありますが、振込の場合は通帳などで支払ったことが証明できるので、こういった手間も不要です。また、退職した従業員に給料を取りに来させたり、もらったばかりの給料を紛失するなどといった面倒や事故も起こりません。どうしても振込手数料が惜しい場合は、会社の口座があるのと同じ銀行・同じ支店に全従業員の口座を作ってそこに振り込めば、手数料は安くなります。支払い方法が窓口、ATM、インターネットバンキングのどれかによっても若干違いますが、ほとんどの銀行では同一支店内の振込は手数料ゼロです。また、給与振込サービスを使うと、振込件数が増えても振込手数料は一定金額ですんだり、割引になったりします。

現金取引の削減に最も効果のあるのが立替精算です。各従業員が、自分の使った経費の領収証を提出して、引き替えに現金をもらうというのが立替精算の基本ですが、これを振込に切り替えます。従業員には領収証と一緒に立替精算表を書いて提出してもらい、その中で精算が必要な合計金額を明確に計算しておきます。経理担当者は、その内容をチェックして振り込むだけです。給与と一緒に振り込めば、余分な振込手数料もかかりません。Excel等の表計算ソフトを使って立替精算表を作れば、合計金額は自動計算できます。項目別に記入欄を振り分けておけば、その後の経理処理も簡単にできます。

現金出納帳があっても最も記録を忘れやすいのが、社長や役員とのお金の貸し借りです。本来は金銭消費貸借契約書や領収証が必要なのですが、ついつい「わかっているからいいや」と考えて省略してしまいがちです。しかし、小さな金額であれば1年も経つうちに忘れてしまいますし、記録しないということは、万が一、不正や盗難があってもわかりません。会社にとって最大の利害関係者なだけに、後日のトラブルを避けるため、その取引は明朗にしておく必要があります。

こうした方法で現金取引をなるべく減らしても、それでも現金の取引がどうしても残ってしまう場合があります。私が知っている例では、外国人の従業員で、国内の銀行に口座が作れない人を雇っていたり、お得意先が振込手数料を惜しんでどうしても現金集金を変えないようなケースがあります。こうした場合、支払う金額ピッタリを口座からおろしたり、集金したお金をすぐに口座に入れてしまうことで、手元の現金をすぐにゼロに戻すことができます。

現金管理は、その都度記録とチェックを必要とする、経理の中でも最も根気と持続力のいる仕事です。しかも、それがきちんとできていても、トラブルの防止にはなりますが、利益にはつながりません。その原因を元から絶ってしまうことで、余計な手間を減らし、他の仕事に集中することができます。振込手数料がかかっても、その効果に比べれば安いものです。

お店など、現金取引を行わざるを得ないところでは、釣り銭用に毎日一定額をレジに残し、残りを口座に預け入れることで毎日の現金残高のチェックを自動的に行うことができます。こういった方法も代替手段としては有効でしょう。

今日のポイント

・現金管理という余計な手間は元から絶つ
・振込手数料は現金管理の煩雑さから逃れるためには必要な経費
・手数料を削減する方法も同時に併用することができる
・現金を必ず扱うお店でも、現金管理をある程度簡単にする方法はある

株式会社バックオフィス 代表取締役 小杉和久


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  ■中小企業におけるこれからの人材戦略
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組織行動と意思決定(11) 外部リソースの活用からオープンシステムへ

 昨今、様々な企業において組織の腐敗が問題になっています。不祥事の隠匿や、改革の妨げになる抵抗勢力、保身に走る経営幹部等、企業規模に係らず様々な問題が噴出しつつあります。何故そのような問題が起こり、そしてどのように対処すべきか、シリーズでお伝えしていきたいと思います。第11回目はオープンシステム経営がテーマです。

 ここ数年で、外部リソースの活用が日本企業にとって当たり前のものとなりました。一昔前の大企業を中心とした「自前主義」を考えると驚くべき変化です。そして外部リソースの活用方法は時代と伴に進化しています。今回は、これらの現象とその先にある経営モデルについてお伝えします。

 日本における外部リソース活用が加速したのはバブル経済の崩壊以降です。経営環境における不確実性が高まり、「持たざる経営」が推奨されるようになりました。それ以降、多くの企業で不動産の証券化や派遣社員の活用等の様々な取組みが行われてきました。固定的なリソースを所有することによるリスクやコストを低減し、必要な時に必要なリソースを外部から調達する方が効率的であるという考え方です。これらヒト・モノ・カネの流動性確保を目的とした外部からのリソース調達を第1段階としましょう。

 次に90年代の後半になるとアウトソーシングという考え方が普及し始めました。コアとなる業務に特化し、それ以外の業務を外部委託するという考え方です。スタッフ業務やメンテナンス業務等を中心に、この考え方は市民権を得ました。この第2段階では単なるリソースの外部調達ではなく、業務プロセスそのものを外部委託することによる業務効率化、そしてコア業務に特化することによる競争力の獲得が主眼とされました。

 そして、90年代末頃から外部リソース活用のもう一つの側面が本格化し始めました。それは企業間の提携やコンサルタントの活用等に見られる第3段階です。単なる労働力としてのリソースではなく、情報やノウハウ、専門知識を外部から調達しようという文化の形成です。当然、このような考え方は以前より存在していましたが、実際に実行に移している企業はごく少数派に留まっていました。多くの企業は自前主義を貫き、外部との提携やコンサルタントを使うことに大きな抵抗感があったようです。コンサルタントに対して「あなたが私の代りに経営できるのか」「うちには優秀な社員がいるから必要ない」というような困った反応が多くの企業で見られました。しかし、現在では知識や専門的アドバイスにお金を払うことが文化として定着しつつあるように感じられます。

 ということで、ここまでは企業の外部リソース活用における現在までの3段階の進化について説明してきました。ここからは、様々な企業がチャレンジし始めている第4段階についてお伝えします。

第1段階:所有に伴うリスクとコスト低減のためのリソース流動化
第2段階:業務プロセスの外部委託による効率化とコア業務への特化
第3段階:情報やノウハウ、専門知識の外部調達
第4段階:外部と内部が有機的結合したオープンシステムの形成(開放系組織)

 第3段階では情報や知識を外部から調達するという形態でしたが、第4段階ではその情報や知識を持つヒト=パートナーに焦点を当て、彼らと有機的に結合する開放系の組織を形成することに重きを置いています。そして、社内外という枠組みを超えたコラボレーションを通じてイノベーションを起こすことを目的としています。
 そのため、パートナーが参画し易い制度や、パートナーのモチベーションを高める工夫をしている企業が増えています。例えば成果主義人事で有名な"ミスミ"のチーム制では、公募制でチームメンバーを募集する際の社内外の垣根は一切ないようです。また、外部のデザイナーやコンサルタントにストックオプションを与えている"良品計画"や"船井電機"等の企業も増加しています。このような環境で活躍しているパートナーは、プライドと高いモチベーションを持って事業に大きく貢献することになるでしょう。

 日本は典型的なムラ社会です。閉ざされた社会=クローズドシステムの中で調和を保つことを大事にする民族です。しかし、近代史を辿ると、皮肉なことに日本を発展させたのは開国であり、敗戦でした。
 また、多くの企業組織も同様のムラ社会としての文化を引きずっているはずです。その文化を捨て去り、オープンシステムへ移行しない限りイノベーションを起こすことは困難でしょう。そして、そのきっかけは敗戦より開国の方が良いはずです。多くの企業で維新が起こることを期待します。

※ このコラムは、株式会社アドリーマックス発行のメールマガジン「ナレッジワーカープレス」2002年7月号に掲載された原稿に加筆修正したものです。

株式会社インタービジョン コンサルタント 長谷川 靖志
Eメール yas-hasegawa@fiberbit.net


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  ■会社と税金
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今回は休載させていただきます。


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  ■えみ子のこぼれ話
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年末になって、忘年会が増えてきました。お店がいっぱいになってしまうと売上が頭打ちになる飲食店では、空いている時間帯にお客様を誘導しようとして、タイムサービスをやっています。お店にちょっと早く入るだけで、忘年会費用がぐんと安くなるので、みなさんも利用してみてはいかがでしょうか。


編集・発行 株式会社バックオフィス  担当:桜えみ子




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