全国の中小企業・個人事業者向けに、記帳代行（経理代行）・給与計算などの管理業務を代行します。株式会社バックオフィス

当社の業務は、分業が前提のため、工程を細かく分けて、各工程ごとに正確性と効率を追求した業務設計を行っています。人間が行うことですので、ミスはある程度の割合で発生してしまいます。しかし、ミスの発見・修正は、後になればなるほど、被害が拡大し、コストも大きくなるものです。ミスの発見をできる限り早い段階で行うことが、最も低コストで正確性を維持することになります。このため、細かい工程ごとにセルフチェックを行い、しかもそのセルフチェックを行ったことが後工程を担当するスタッフに見える体制を作っています。

分業により、一つのデータが複数のスタッフの目を通ることになります。その中で、会計・税務などの観点で間違っているかどうかという点も勿論ですが、さらに、正確性維持のために統一した社内ルールに則っているかどうかという点も含め、複数人の目で自然にチェックされる体制を作っています。

一般的に、大企業の会計処理では、業務設計がきちんとなされており、日々行うこと、月単位で行うこと、決算時に行うことが明確に分けられています。会計事務所が受託する中小企業の記帳代行では、一人の担当者が全ての処理を行うためこれが明確に分離されずに、日常処理のレベルが均一にできにくいという問題点があります。均一でないということは、確認のための時間的コストが余計にかかり、また、思い込みや確認不足によるミスの原因ともなります。当社では、マニュアルにより、日常処理と決算処理で行うことを明確に分け、日常処理が均一になる体制にしてあります。

担当コンサルタントが新しいお客様の会計処理を一通り終えて初回の試算表納品を行う前に、社内で導入チェックと呼ばれるミーティングを行っています。その内容は、お客様の求める管理レベルにとって適切な会計処理になっているかどうか、お客様の会計処理に必要な資料を過不足なく入手しているか、重要な会計処理の方法、当社の標準的なルールの趣旨から外れる処理がないかどうか、効率的に処理ができる流れになっているかどうかというものです。これにより、その後の業務処理を正確に行えるかどうか、お客様の状況を充分に把握できているかどうかの確認を行い、無理のない分業への移行を確実に行います。

決算時、担当コンサルタントが会計データを一通り仕上げた後、税理士への会計データの引渡しを行う前に、社内で決算チェックと呼ばれるミーティングを行っています。その内容は、担当コンサルタントの上司が、会計処理についての担当コンサルタントの判断を再度チェックするものです。担当コンサルタントとは別の視点からチェックを行うことによって、正確性の維持だけにとどまらず、資料からは読み取れない取引の存在を発見したり、盲点になっていた問題点が発見したりする効果があります。