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国民生活金融公庫 調査月報 2001年7月号
こすぎ かずひさ
1972年生まれ。95年一橋大学商学部卒業。同年Bain & Company Japan, Inc.入社。96年より、（株）ハイパーネット等、数社のベンチャー企業で、経営企画・管理に従事。少人数の組織において経営管理責任者が実務担当を兼任する実状を体験し、中小企業向けのアウトソーシングサービスのニーズを実感。99年元同僚と（株）バックオフィスを設立、取締役副社長に就任し、インターネット会計代行サービス事業を立ち上げる。2000年同事業を買収し、新会社設立。代表取締役社長に就任。
IT（情報技術）革命の進展により、企業が必要とするさまざまなサービスをより安く迅速に利用できる環境が整いつつある。
経営資源に限りがある中小企業にとって、このチャンスを生かさない手はない。
そこで、日常業務のなかでも負担感が大きいといわれる会計事務に焦点を当て、インターネット会計代行サービスを提供する（株）バックオフィスの小杉氏に、ITを活用して業務を効率化するためのポイントなどについてうかがった。
インターネットを使って会計事務を効率化
会計事務は企業にとって欠かせない要素の一つです。
とくに最近では、経営判断のスピードを高め、問題の発生にいち早く対処するために、つねに最新の経営データを把握しておくことの重要性が指摘されています。
企業活動に伴う資金の出入りを日々管理する会計事務には、相応の時間と労力を要します。
また、専門知識も必要となります。
たとえば、仕事上の知り合いと食事をした代金が経費に該当するのかしないのかを判断したり、給与から控除する社会保険料をチェックしたりといった作業は、慣れない人にとって容易ではありません。
そのため、企業規模が小さくなるほど、会計事務に対する負担感は大きくなっています。
多くの中小企業では、人員や資金に余裕がないこともあり、専任の経理担当者を置いていません。
社長や奥さんが帳簿をつけたり、会計事務所に伝票や領収書を渡して記帳代行を依頼したりというのが大部分でしょう。
これらの中小企業にとって強い味方となるのが、当社が提供するインターネット会計代行サービス「前代未聞サービス」です。
これは、経理や給与計算などの業務をインターネットを通じて代行処理する、新しいアウトソーシングサービスです。
「前代未聞サービス」を利用すれば、法人、個人を問わず、会計事務を大幅に効率化できるとともに、経営データを必要なときに取り出すことができるようになります。
「前代未聞サービス」の仕組みを説明しましょう。
まずユーザーは、専用ソフトウエアを自社のパソコンにインストールします。
このソフトは、CD-ROMの形で無償配布しているほか、当社のウェブサイトからダウンロードすることもできます。
インストールしたら、取引先の名称や取扱商品名、振込先口座の番号、従業員の氏名など、仕訳作業に必要となる基本データを登録します。
次に、専用ソフトを使って、商品の売上伝票や備品購入、交通費の領収書などの内容を1件ずつ入力していきます。
入力を終えたら、送信ボタンをクリックすれば、そのデータが当社のサーバーへと送信されます。
サーバー側のソフトは、送られてきたデータを自動的に仕訳し、集計表を作成します。
ユーザーは、専用ソフトを使って、いつでも必要なときに集計表の送信を要求できます。
集計表のデータは、要求から1分程度で、電子メールに添付されて届きます。
データのやり取りについては、最新の暗号技術を用いて暗号化しているので、セキュリティー面の不安はありません。
基本利用料金は、法人の場合、経理サービスで月1万2,000円（個人事業主の場合、年4万8,000円）、給与サービスで月6,000円（同年2万3,000円）となっています。
仕訳数や従業員数が一定数を超えると、追加料金が発生します。
ちなみに、会計事務所を利用すると、記帳代行だけで毎月5万円程度かかります。
単純には比較できませんが、「前代未聞サービス」を使えば、低コストで会計事務の効率化を図ることができるといえます。
ITをヒューマンリソースで補完する
「前代未聞サービス」を利用することで、中小企業はどんなメリットを得られるのですか。
「前代未聞サービス」を利用するメリットは、大きく二つあげられます。
第1は、会計事務を、難しい作業をすることなくIT化できる点です。
「前代未聞サービス」は、会計の知識がなくても、パソコン初心者であっても「導入から30分で事務処理を始められる」ことをセールスポイントとしています。
たとえば、データの入力に際しては、支出の内容がどの勘定科目に該当するのかなどを判断する必要がありません。
青果店がみかんを仕入れたとすると、最初に登録した基本データのなかから、仕入先名と品目の「みかん」を選び、仕入金額を入力すれば完了です。
給与計算についても、タイムカードの出退勤データを、タイムカードのフォームと同じ形をした画面上で入力するだけです。
データを送信する場合も、表示される質問に答えて送信ボタンを押すだけですみます。
そうは言っても、専用ソフトの使い方がわからない、サービスの利用法がわからないというユーザーは必ずいます。
そこで、無料で利用できるコールセンターを設け、どんなに初歩的な質問であっても、専属スタッフが丁寧に応対する体制を整えています。
会計基準の変更や税制改正などに伴って、会計処理方法を変えなければならない場合も、ほとんどはサーバー側のソフトをバージョンアップすることで対応できるので、ユーザー側で作業する必要はありません。
ただし、介護保険の導入のような大きな変更があったときには、バージョンアップソフトを無償で配布しています。
第2は、多様な集計表を必要なときに取得できる点です。
当社が作成する集計表は、総勘定元帳、月次試算表など13種類に上ります。
このなかには、資金繰り実績推移表のように、自分ではなかなかつくるのが難しいものもあります。
これらの表が24時間いつでもリアルタイムに近い形で取り出せるので、空き時間に資金繰り実績推移表を要求し、今後の資金繰りを検討するといったことも可能となります。
また、集計表のなかには、支払一覧表や請求書、給与明細といった、日常業務ですぐに利用できるものも含まれています。
支払一覧表は、支払予定日と支払先名、支払金額、振込先口座の一覧を月別にまとめたものです。この表を使えば、月々の支払いを一元的に管理できるようになります。
請求書や給与明細も、そのまま販売先や従業員に渡すことのできるフォームになっており、便利です。
集計表のデータは、印刷用のほかに表計算用も用意してあるので、表計算ソフトを使ってデータを加工・分析することもできます。
「前代未聞サービス」は、会計事務をITを使って効率化するだけでなく、処理データを多様な形で利用できる点に特徴があります。
13種類の集計表を上手に活用し、経営状況を分析することで、会計事務だけでなく、経営全体を効率化できるのではないでしょうか。
「前代未聞サービス」はインターネット上で会計事務が完結する仕組みのようですが、データの信頼性やサービスの面で不安を感じる企業もあるのではないでしょうか。
数字と計算を中心に取り扱う会計事務は、IT化に向いている業務の一つです。
難しいといわれる仕訳についても、専門家であっても一定の条件に基づいて判断するわけですから、コンピューターで行うことは可能です。
ただし、すべての作業をコンピューターやインターネットだけで完結させることは困難です。
データの入力ミスが起こる可能性があるし、仕訳に当たってより高度な判断が必要となることもあります。
当社では、こうした問題に対応するために、ヒューマンリソースを活用しています。
入力ミスへの対応を例にとると、すべてのユーザーから伝票や領収書など入力データの原資料を当社に毎月郵送してもらい、当社の専門スタッフが入力データと照合・チェックし、ミスを訂正しています。
データ入力時にどの品目に該当するのか判断するのが難しいケース、たとえば鉛筆に事務用と販促用の2種類があったとすると、「その他」の項目に"鉛筆1本100円"と入力すれば、専門スタッフが原資料と照合しながら追加仕訳を行います。
また、いくら低コストで手間いらずとはいえ、ユーザーとしては、何か起こったときに税理士の顔が見えないのは不安だと思います。
そこで、当社では、各地の税理士、社会保険労務士約50名と顧問契約を結び、全国同一料金でサポートを提供する体制を整えています。
たとえば、別料金となりますが、「前代未聞サービス」の登録データをもとに決算書や税務申告書の作成を依頼したり、税務に関する問題を相談したりすることができます。
ITは業務の効率化を実現してくれるツールですが、どんな業務にも対応しきれない部分が必ずあります。
当社は、その部分をヒューマンリソースをもって補完することで、ユーザーに安心を提供しているのです。
インターネット会計代行サービスの導入はIT化への第一歩
企業の将来はIT化への取り組みによって決まるという話をよく耳にします。
その一方で、中小企業ではあまり進んでいないという印象があります。
いまや多くの中小企業が、パソコンやインターネットを導入ずみであると思います。
では、実際に事業に活用している企業はどのくらいいるのでしょうか。
現実には、パソコンを買ったはいいが、事務所の片隅でほこりをかぶったままになっているところも少なくありません。
その理由は、「操作が難しい」「専門知識が必要」といったことが壁になって、ITを導入するメリットを実感するまでに至らないからです。
一度その便利さを体験し、多くのメリットがあることを実感できれば、経営者は真剣に取り組むと思います。
ITのメリットを実感する最も簡単な方法は、インターネット会計代行サービスを導入することです。会計事務は最も手間のかかる仕事です。
手書きで帳簿を作成し、電卓をたたいて計算するのでは効率も悪く、正確さに欠けることは、だれの目にも明らかです。
「前代未聞サービス」を利用すれば、資金も手間もかけずに、日々の会計事務を迅速かつ正確に処理でき、経営データをいつでも取り出せます。
インターネット会計代行サービスは、ITの導入が必要と感じているけれども実行するまでには至っていない中小企業にとって、最適の入門ツールになるでしょう。
また、会計事務と他の業務をITを使って結びつけることで、さまざまな可能性が生まれると思われます。
たとえば、発注業務をインターネット上で行えるようになれば、注文、入荷、支払いのデータを会計システムにも同時に取り入れるようにすることで、会計処理をリアルタイム化できます。
こうした業務間の連動を受注、在庫管理、物流などへと広げていけば、業務全体の効率化を実現できるようになるでしょう。
現在、約200社の中小企業が「前代未聞サービス」を利用しています。
当社は、より多くの中小企業に使ってもらえるよう、サービス内容の充実を進めていく予定です。
現在、部門別会計や業種ごとに特有の会計処理への対応を図るためにソフトの改良に取り組んでいます。
将来的には、会計代行とコンサルティングを一体化したサービスを提供できるようにしていきたいと考えています。
（構成：神村 法光）